Record collection

Source snapshot: 13 October 2026. These pages describe the current implementation, including unfinished controls. See coverage and review notes.

English
മലയാളം

Host: admin.<ROOT_DOMAIN> · Route: /[tenant]/finance/collections/new

Purpose and access

Record an inflow and generate its receipt using the selected collection category.You need an account session and a resolved membership context in the selected Mahallu (including the API’s current platform elevation path). The API independently checks the requested operation’s permissions and feature availability.

Screen layout

The form proceeds through Collection Category, Payer & Household Information, Collection & Payment Details, Additional Category Details, and Remarks & Notes. Category configuration determines family/member targeting and dynamic fields.

Fields and displayed information

Fields and filters: Record collection form

Field / control	Reference	Input	Required marker	Choices / hints / initial values
Collection Head / Category	`categoryId`	searchable select	Yes	—
Family	`familyId`	searchable select	Conditional	—
Associated Family (Optional)	`familyId`	searchable select	Not marked	Select family if applicable (optional)…
Family Member (Optional)	`memberId`	searchable select	Conditional	—
Payer name	`payerName`	text	Conditional	—
Payer Phone (Optional)	`payerPhone`	tel	Not marked	+91 9876543210
Amount (₹)	`amount`	number	Yes	0.00
Payment Method	`paymentMethod`	searchable select	Yes	Select payment method…; Initial: Cash
Receipt Date	`date`	date	Yes	—
Billing Month / Period	`period`	text	Not marked	e.g. October 2026
Description / Remarks (Optional)	`description`	textarea	Not marked	Optional notes or references for this collection…

Field / control	Reference	Input	Required marker	Choices / hints / initial values
Account Name	`name`	text	Yes	—
Account Type	`type`	select	Yes	Income (Inflows / Fund), Expense (Outflows), Asset (Cash / Bank / Property), Liability (Payable / Loan)
Account Code (Optional)	`code`	text	Not marked	e.g. INC-001
Description (Optional)	`description`	textarea	Not marked	Brief purpose or scope of this account…

Field / control	Reference	Input	Required marker	Choices / hints / initial values
Parent Account / Fund	`accountId`	select	Yes	Select parent account…
Category Name	`name`	text	Yes	—
Target & Scope	`targetType`	select	Not marked	All Families, General Public / Donation, Category Based (A/B/C), Specific Divisions; Initial: ALL_FAMILIES
Default Amount (₹)	`defaultAmount`	number	Not marked	e.g. 500; min 0

Configured additional fields support checkbox, radio, multiselect, select, member, family, description, date, number, amount, and text fallback. Labels, options, defaults, order, and required markers come from the selected category. Disabled fields are excluded. A file type in the shared type definition has no dedicated upload branch in this renderer.

Actions

Control	Result	Component
Finance Settings	No direct click handler; may be a menu trigger or linked control. See the sequence below.	`page.tsx`
Print / Share Receipt	Opens the `show receipt modal` view.	`record-collection-form.tsx`
Record Another	Updates local UI state; persistence is described separately below.	`record-collection-form.tsx`
Cancel & Return	Opens the configured destination.	`record-collection-form.tsx`
Recording… / Record Collection & Issue Receipt	Submits the associated API change; follow the sequence and failure rules below.	`record-collection-form.tsx`
Cancel	Updates local UI state; persistence is described separately below.	`quick-add-account-modal.tsx`
Creating… / Save Account	Submits the associated API change; follow the sequence and failure rules below.	`quick-add-account-modal.tsx`
Cancel	Invokes the associated handler; see the sequence below.	`quick-add-category-modal.tsx`
Creating… / Save Category	Submits the associated API change; follow the sequence and failure rules below.	`quick-add-category-modal.tsx`
WhatsApp	Opens the configured destination.	`universal-receipt-modal.tsx`
Print	Opens the browser print dialog; Save as PDF uses the browser destination.	`universal-receipt-modal.tsx`

Link	Target in source
Back to Collections	`/${slug}/finance/collections`
Finance Settings	`/${slug}/settings/finance`

Interaction sequence

Select category → choose a household/member or enter the payer as appropriate → enter amount, payment method, date, and period → fill category-specific fields → submit. Success shows Collection Recorded & Receipt Generated; Print / Share Receipt opens the receipt modal and Record Another resets the form.

States and rules

Amount and date are required controls; GENERAL categories mark payer name required. Enter moves focus to the next field except textareas and submit buttons. A selected family limits the member selector. Cancel & Return navigates back without submitting. The handler checks category, positive amount, and required family. It does not validate every configured required custom field; GENERAL and NO_TARGET are handled differently, which needs review.

Implementation references

Paths below are relative to the application repository. This is source-reviewed behavior, not a recorded browser test.

apps/web/src/app/sites/admin/[tenant]/finance/collections/new/page.tsx
apps/web/src/features/finance/record-collection-form.tsx
apps/web/src/features/finance/quick-add-account-modal.tsx
apps/web/src/features/finance/quick-add-category-modal.tsx
apps/web/src/features/finance/universal-receipt-modal.tsx

Data and access helpers: apps/web/src/lib/session.ts, apps/web/src/lib/server-api.ts, apps/web/src/lib/tenants.ts, apps/web/src/lib/finance.ts, apps/web/src/lib/business-resources.ts, apps/web/src/lib/members.ts, apps/web/src/lib/api-client.tsRelevant controller permission keys: collections.view, collections.create, collections.update, collections.delete, collections.cancel, receipts.view. Keys are operation-specific; the current guard grants OWNER/ADMIN and its platform-elevation context an operational bypass. A visible control still does not establish authorization.

API behavior references

apps/api/src/finance/finance.controller.ts

Record collection

Host: admin.<ROOT_DOMAIN> · Route: /[tenant]/finance/collections/new

ഉദ്ദേശ്യവും പ്രവേശനവും

തിരഞ്ഞെടുത്ത വരവ് വിഭാഗം ഉപയോഗിച്ച് പണം ലഭിച്ചതായി രേഖപ്പെടുത്തി രസീത് സൃഷ്ടിക്കുക.Account sessionഉം തിരഞ്ഞെടുത്ത മഹല്ലിൽ resolved membership contextഉം വേണം; APIയിലെ നിലവിലെ platform elevation pathഉം ഇതിൽപ്പെടും. ഓരോ പ്രവർത്തനത്തിന്റെയും permissions/features API പ്രത്യേകം പരിശോധിക്കുന്നു.

സ്ക്രീൻ ക്രമം

Collection Category, Payer & Household Information, Collection & Payment Details, Additional Category Details, Remarks & Notes എന്ന ക്രമത്തിലാണ് form. കുടുംബം/അംഗം തിരഞ്ഞെടുക്കലും അധിക ഫീൽഡുകളും വിഭാഗ ക്രമീകരണത്തെ ആശ്രയിക്കുന്നു.

ഫീൽഡുകളും പ്രദർശിപ്പിക്കുന്ന വിവരങ്ങളും

ഫീൽഡുകളും ഫിൽട്ടറുകളും: Record collection form

ഫീൽഡ് / നിയന്ത്രണം	റഫറൻസ്	ഇൻപുട്ട്	നിർബന്ധ ചിഹ്നം	തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ / സൂചനകൾ / ആരംഭ മൂല്യങ്ങൾ
Collection Head / Category	`categoryId`	searchable select	ഉണ്ട്	—
Family	`familyId`	searchable select	വ്യവസ്ഥാപിതം	—
Associated Family (Optional)	`familyId`	searchable select	ചിഹ്നമില്ല	Select family if applicable (optional)…
Family Member (Optional)	`memberId`	searchable select	വ്യവസ്ഥാപിതം	—
Payer name	`payerName`	text	വ്യവസ്ഥാപിതം	—
Payer Phone (Optional)	`payerPhone`	tel	ചിഹ്നമില്ല	+91 9876543210
Amount (₹)	`amount`	number	ഉണ്ട്	0.00
Payment Method	`paymentMethod`	searchable select	ഉണ്ട്	Select payment method…; ആരംഭം: Cash
Receipt Date	`date`	date	ഉണ്ട്	—
Billing Month / Period	`period`	text	ചിഹ്നമില്ല	e.g. October 2026
Description / Remarks (Optional)	`description`	textarea	ചിഹ്നമില്ല	Optional notes or references for this collection…

ഫീൽഡ് / നിയന്ത്രണം	റഫറൻസ്	ഇൻപുട്ട്	നിർബന്ധ ചിഹ്നം	തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ / സൂചനകൾ / ആരംഭ മൂല്യങ്ങൾ
Account Name	`name`	text	ഉണ്ട്	—
Account Type	`type`	select	ഉണ്ട്	Income (Inflows / Fund), Expense (Outflows), Asset (Cash / Bank / Property), Liability (Payable / Loan)
Account Code (Optional)	`code`	text	ചിഹ്നമില്ല	e.g. INC-001
Description (Optional)	`description`	textarea	ചിഹ്നമില്ല	Brief purpose or scope of this account…

ഫീൽഡ് / നിയന്ത്രണം	റഫറൻസ്	ഇൻപുട്ട്	നിർബന്ധ ചിഹ്നം	തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ / സൂചനകൾ / ആരംഭ മൂല്യങ്ങൾ
Parent Account / Fund	`accountId`	select	ഉണ്ട്	Select parent account…
Category Name	`name`	text	ഉണ്ട്	—
Target & Scope	`targetType`	select	ചിഹ്നമില്ല	All Families, General Public / Donation, Category Based (A/B/C), Specific Divisions; ആരംഭം: ALL_FAMILIES
Default Amount (₹)	`defaultAmount`	number	ചിഹ്നമില്ല	e.g. 500; min 0

അധിക fieldsൽ checkbox, radio, multiselect, select, member, family, description, date, number, amount, text fallback ഉണ്ട്. Labels, options, defaults, order, required markers തിരഞ്ഞെടുത്ത categoryയിൽ നിന്നാണ്. Disabled fields ഒഴിവാക്കുന്നു. Shared type definitionലെ fileന് ഈ rendererൽ പ്രത്യേക upload branch ഇല്ല.

പ്രവർത്തനങ്ങൾ

നിയന്ത്രണം	ഫലം	Component
Finance Settings	നേരിട്ടുള്ള click handler ഇല്ല; menu trigger/linked control ആയിരിക്കാം. താഴെ പ്രവർത്തനക്രമം കാണുക.	`page.tsx`
Print / Share Receipt	`show receipt modal` കാഴ്ച തുറക്കും.	`record-collection-form.tsx`
Record Another	Local UI state പുതുക്കും; സംരക്ഷിക്കൽ താഴെ പ്രത്യേകം വിവരിക്കുന്നു.	`record-collection-form.tsx`
Cancel & Return	നിർവചിച്ച ലക്ഷ്യസ്ഥാനം തുറക്കും.	`record-collection-form.tsx`
Recording… / Record Collection & Issue Receipt	ബന്ധപ്പെട്ട API മാറ്റം സമർപ്പിക്കും; താഴെയുള്ള പ്രവർത്തനക്രമവും പിശക് നിയമങ്ങളും കാണുക.	`record-collection-form.tsx`
Cancel	Local UI state പുതുക്കും; സംരക്ഷിക്കൽ താഴെ പ്രത്യേകം വിവരിക്കുന്നു.	`quick-add-account-modal.tsx`
Creating… / Save Account	ബന്ധപ്പെട്ട API മാറ്റം സമർപ്പിക്കും; താഴെയുള്ള പ്രവർത്തനക്രമവും പിശക് നിയമങ്ങളും കാണുക.	`quick-add-account-modal.tsx`
Cancel	ബന്ധപ്പെട്ട handler പ്രവർത്തിപ്പിക്കും; താഴെ പ്രവർത്തനക്രമം കാണുക.	`quick-add-category-modal.tsx`
Creating… / Save Category	ബന്ധപ്പെട്ട API മാറ്റം സമർപ്പിക്കും; താഴെയുള്ള പ്രവർത്തനക്രമവും പിശക് നിയമങ്ങളും കാണുക.	`quick-add-category-modal.tsx`
WhatsApp	നിർവചിച്ച ലക്ഷ്യസ്ഥാനം തുറക്കും.	`universal-receipt-modal.tsx`
Print	Browser print dialog തുറക്കും; Save as PDF browser destination ഉപയോഗിക്കുന്നു.	`universal-receipt-modal.tsx`

ലിങ്ക് നാവിഗേഷൻ

ലിങ്ക്	Source ലക്ഷ്യം
Back to Collections	`/${slug}/finance/collections`
Finance Settings	`/${slug}/settings/finance`

പ്രവർത്തനക്രമം

വിഭാഗം തിരഞ്ഞെടുക്കുക → കുടുംബം/അംഗം തിരഞ്ഞെടുക്കുകയോ പണം നൽകുന്നയാളുടെ പേര് നൽകുകയോ ചെയ്യുക → തുക, രീതി, തീയതി, കാലയളവ് നൽകുക → വിഭാഗത്തിനുള്ള അധിക ഫീൽഡുകൾ പൂർത്തിയാക്കുക → സമർപ്പിക്കുക. വിജയിക്കുമ്പോൾ Collection Recorded & Receipt Generated കാണിക്കും. Print / Share Receipt രസീത് തുറക്കും; Record Another form reset ചെയ്യും.

നിലകളും നിയമങ്ങളും

തുകയും തീയതിയും നിർബന്ധ നിയന്ത്രണങ്ങളാണ്; GENERAL വിഭാഗം payer name നിർബന്ധമായി അടയാളപ്പെടുത്തുന്നു. textareas, submit buttons ഒഴികെ Enter അടുത്ത ഫീൽഡിലേക്ക് നീങ്ങും. കുടുംബം തിരഞ്ഞെടുത്താൽ അംഗലിസ്റ്റ് ചുരുങ്ങും. Cancel & Return സമർപ്പിക്കാതെ മടങ്ങും. Category, positive amount, required family എന്നിവ handler പരിശോധിക്കുന്നു. എല്ലാ നിർബന്ധ custom fieldsഉം പരിശോധിക്കുന്നില്ല; GENERAL/NO_TARGET വ്യത്യസ്തമായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനാൽ review വേണം.

Implementation റഫറൻസുകൾ

താഴെയുള്ള paths application repositoryയെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്. Source പരിശോധിച്ച behavior ആണ്; browser test രേഖയല്ല.

apps/web/src/app/sites/admin/[tenant]/finance/collections/new/page.tsx
apps/web/src/features/finance/record-collection-form.tsx
apps/web/src/features/finance/quick-add-account-modal.tsx
apps/web/src/features/finance/quick-add-category-modal.tsx
apps/web/src/features/finance/universal-receipt-modal.tsx

Data/access helpers: apps/web/src/lib/session.ts, apps/web/src/lib/server-api.ts, apps/web/src/lib/tenants.ts, apps/web/src/lib/finance.ts, apps/web/src/lib/business-resources.ts, apps/web/src/lib/members.ts, apps/web/src/lib/api-client.tsബന്ധപ്പെട്ട controller permission keys: collections.view, collections.create, collections.update, collections.delete, collections.cancel, receipts.view. ഓരോ പ്രവർത്തനത്തിനും key വ്യത്യസ്തമാണ്; നിലവിലെ guard OWNER/ADMINനും platform-elevation contextനും operational bypass നൽകുന്നു. Control കാണുന്നതുകൊണ്ട് authorization ഉറപ്പില്ല.

API behavior റഫറൻസുകൾ

apps/api/src/finance/finance.controller.ts

Access and setup

Dashboards

People

Finance

Accountant

Registers

Community

Website

Billing

Settings

Record collection

Record collection

Purpose and access

Screen layout

Fields and displayed information

Fields and filters: Record collection form

Actions

Linked navigation

Interaction sequence

States and rules

Implementation references

API behavior references

Record collection

ഉദ്ദേശ്യവും പ്രവേശനവും

സ്ക്രീൻ ക്രമം

ഫീൽഡുകളും പ്രദർശിപ്പിക്കുന്ന വിവരങ്ങളും

ഫീൽഡുകളും ഫിൽട്ടറുകളും: Record collection form

പ്രവർത്തനങ്ങൾ

ലിങ്ക് നാവിഗേഷൻ

പ്രവർത്തനക്രമം

നിലകളും നിയമങ്ങളും

Implementation റഫറൻസുകൾ

API behavior റഫറൻസുകൾ

​Record collection

​Purpose and access

​Screen layout

​Fields and displayed information

​Fields and filters: Record collection form

​Fields and filters: Quick add account modal

​Fields and filters: Quick add category modal

​Actions

​Linked navigation

​Interaction sequence

​States and rules

​Implementation references

​API behavior references

​Record collection

​ഉദ്ദേശ്യവും പ്രവേശനവും

​സ്ക്രീൻ ക്രമം

​ഫീൽഡുകളും പ്രദർശിപ്പിക്കുന്ന വിവരങ്ങളും

​ഫീൽഡുകളും ഫിൽട്ടറുകളും: Record collection form

​ഫീൽഡുകളും ഫിൽട്ടറുകളും: Quick add account modal

​ഫീൽഡുകളും ഫിൽട്ടറുകളും: Quick add category modal

​പ്രവർത്തനങ്ങൾ

​ലിങ്ക് നാവിഗേഷൻ

​പ്രവർത്തനക്രമം

​നിലകളും നിയമങ്ങളും

​Implementation റഫറൻസുകൾ

​API behavior റഫറൻസുകൾ

Record collection

Purpose and access

Screen layout

Fields and displayed information

Fields and filters: Record collection form

Fields and filters: Quick add account modal

Fields and filters: Quick add category modal

Actions

Linked navigation

Interaction sequence

States and rules

Implementation references

API behavior references

Record collection

ഉദ്ദേശ്യവും പ്രവേശനവും

സ്ക്രീൻ ക്രമം

ഫീൽഡുകളും പ്രദർശിപ്പിക്കുന്ന വിവരങ്ങളും

ഫീൽഡുകളും ഫിൽട്ടറുകളും: Record collection form

ഫീൽഡുകളും ഫിൽട്ടറുകളും: Quick add account modal

ഫീൽഡുകളും ഫിൽട്ടറുകളും: Quick add category modal

പ്രവർത്തനങ്ങൾ

ലിങ്ക് നാവിഗേഷൻ

പ്രവർത്തനക്രമം

നിലകളും നിയമങ്ങളും

Implementation റഫറൻസുകൾ

API behavior റഫറൻസുകൾ